Skanowanie dokumentów luźnych

Materiał:

Cechy:

Skanowanie dokumentów pojedynczych (luźnych) wydaje się być najłatwiejszym elementem skanowania. I jest to prawda, jeżeli mamy do czynienia z dokumentami „wyprodukowanymi” przed kilkoma dniami. W przypadku dokumentów archiwalnych, które należy odpowiednio przygotować, a często też dokonać opisu meta danych, czy OCR`u, sprawa staje się trochę poważniejsza.

Firma nasza posiada kilka automatów skanujących np. Xino, na których wykonaliśmy kilkukrotnie digitalizację prac maturalnych. Wydajność skanerów, bezpieczeństwo, nasze know how, pozwoliły na zeskanowanie ponad 1.000.000 dokumentów w czasie jednego miesiąca. Do digitalizacji pojedynczych dokumentów archiwalnych wykorzystujemy bezpieczne skanery np. OS 15000. Dokumenty archiwum Jacka Kuronia ze zbiorów Archiwum Ośrodka KARTA w Warszawie, czy Archiwum Komisji Krajowej Solidarność wykonywane były z pełnym bezpieczeństwem i ostrożnością.

Nowoczesna archiwizacja dokumentów

Skanowanie dokumentów luźnych i digitalizacja akt to skuteczny sposób na przekształcenie papierowych zbiorów w uporządkowane, łatwo dostępne zasoby elektroniczne. Dzięki naszym usługom w tym zakresie przedsiębiorstwa oraz instytucje mogą sprawniej zarządzać danymi, skrócić czas wyszukiwania potrzebnych informacji, a także ograniczyć ryzyko zgubienia lub zniszczenia oryginalnych wersji zaświadczeń, decyzji, wniosków itp. Cyfrowe archiwa w dzisiejszych czasach stają się standardem, stanowiąc solidną podstawę rozwoju i automatyzacji. Zachęcamy do sprawdzenia, jak realizujemy cały proces obejmujący skanowanie dokumentów, jak również digitalizację akt.

Jak przebiega w naszej firmie cyfrowe archiwizowanie dokumentów?

Każde zlecenie realizujemy według sprawdzonego procesu, który pozwala zachować najwyższą jakość odwzorowania dokumentów oraz pełną kontrolę nad powierzonymi materiałami. Dbamy o każdy etap archiwizowania, co obejmuje między innymi:

przygotowanie akt do skanowania i digitalizacji, aby prace realizować w określonej kolejności oraz sprawnie,
precyzyjną digitalizacją z wykorzystaniem specjalistycznych urządzeń, a także technologii dostosowanych do rodzaju dokumentacji,
kontrolę jakości wykonanych skanów oraz ich szczegółową weryfikację,
porządkowanie plików, nadawanie odpowiednich nazw i przypisywanie metadanych,
przygotowanie uporządkowanego archiwum elektronicznego gotowego do dalszego wykorzystania w systemach Klienta.

Dzięki wszechstronnej, a także fachowej realizacji całego procesu nasi zleceniodawcy otrzymują czytelne, kompletne i bezpieczne archiwum cyfrowe, które zdecydowanie usprawnia zarządzanie dokumentacją oraz ułatwia codzienny dostęp do potrzebnych informacji.

Korzyści archiwizacji dokumentów i digitalizacji akt

Przeniesienie dokumentów w formie fizycznej do postaci elektronicznej to inwestycja szybko przekładająca się na sprawniejsze funkcjonowanie organizacji. Skanowanie i digitalizacja akt przynosi wiele korzyści, wśród których warto dodatkowo zwrócić uwagę na między innymi:

zwiększenie dostępu do dokumentów — można z nich korzystać z dowolnego miejsca i o każdej porze,
łatwiejszy obieg zasobów między pracownikami oraz działami firmy,
ograniczenie ryzyka zagubienia lub przypadkowego zniszczenia ważnych akt,
przedłużenie trwałości archiwalnych i często bardzo cennych materiałów,
oszczędność miejsca, które do tej pory zajmowało rozbudowane archiwum papierowe.

Ponadto realizowane przez nas skanowanie akt, ich digitalizacja oraz archiwizacja dokumentów pozwala Klientom wzmacniać profesjonalny wizerunek jako podmiot, który chętnie sięga po innowacyjne rozwiązania ułatwiające realizację codziennych obowiązków i nie zamierza zostawać w tyle, jeśli chodzi o nowoczesną technologię. Zachęcamy do korzystania z naszych usług!